Introdução à conformidade com o SPED e EFD-Reinf
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem revolucionado a forma como as empresas brasileiras lidam com suas obrigações fiscais e contábeis. Uma das obrigações principais do SPED é a EFD-Reinf, que tem como objetivo aprimorar a transmissão de informações fiscais e sociais.
Neste artigo, discutiremos o que é a EFD-Reinf, sua importância para a conformidade com o SPED, as últimas mudanças e atualizações nessa obrigação acessória.
SPED e EFD-Reinf: O que é a EFD-Reinf e sua importância para a conformidade com o SPED
A EFD-Reinf, ou Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é uma obrigação acessória que faz parte do Projeto SPED.
Ela foi criada com o objetivo de simplificar e agilizar a transmissão de informações fiscais e sociais, substituindo diversas obrigações acessórias anteriormente existentes.
A EFD-Reinf abrange informações sobre retenções de impostos, contribuições previdenciárias, pagamentos a pessoas jurídicas, entre outros.
A conformidade com a EFD-Reinf é de extrema importância para as empresas, pois o não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas e prejuízos.
Além disso, a transmissão correta e tempestiva das informações exigidas pela EFD-Reinf garante maior transparência e segurança jurídica tanto para as empresas quanto para o governo.
EFD-Reinf e eSocial: mudanças e atualizações
Nos últimos anos, a EFD-Reinf passou por diversas mudanças e atualizações para melhorar sua eficiência e alinhar-se às necessidades das empresas e do governo.
Uma das principais mudanças foi a integração da EFD-Reinf com o eSocial, outra obrigação acessória do SPED. Essa integração permite a troca de informações de obrigações acessórias, conforme prometido pelo Projeto SPED desde sua implementação.
Embora compartilhem algumas informações, a EFD-Reinf e o eSocial também têm finalidades específicas.
A EFD-Reinf concentra-se nas informações relacionadas a retenções na fonte e contribuições previdenciárias. Enquanto isso, o eSocial aborda as informações trabalhistas, como folhas de pagamento, registros de empregados e eventos trabalhistas.
Assim, a EFD-Reinf e o eSocial são sistemas complementares que fazem parte do Projeto SPED para modernizar e simplificar a conformidade fiscal e trabalhista.
Até agosto de 2023, as informações que eram necessárias para o envio da EFD-Reinf se referiam apenas ao registro da série R-2000, que diz respeito as contribuições previdenciárias retidas em notas fiscais.
Portanto, a partir de outubro de 2023, as empresas deverão enviar os eventos da série R-4000 da EFD-Reinf relativos às retenções, e outros pagamentos a pessoa física ocorridos em setembro de 2023.
Entendendo a Série R-4000 e seus requisitos
Outra atualização relevante do Projeto SPED com a EFD-Reinf foi a criação da Série R-4000.
Essa série trouxe novas obrigações e requisitos que as empresas precisam seguir para estar em conformidade com a EFD-Reinf: a inclusão dos tributos federais retidos na fonte.
Até então, a EFD-Reinf prestava, exclusivamente, informações relativas ao INSS. Com a implantação da Série R-4000, os contribuintes serão obrigados a entregar informações de retenção dos impostos PIS/Pasep, Cofins, CSLL e IRRF, antes entregadas anualmente por meio da DIRF.
Assim, o impacto na rotina contábil é certeiro, uma vez que as informações que eram prestadas anualmente deverão ser entregues mês a mês.
Para estar em conformidade com a Série R-4000, as empresas devem seguir requisitos específicos. Como a correta classificação da natureza de rendimentos dos serviços prestados/tomados, o preenchimento adequado das informações nos eventos e a transmissão tempestiva dos dados.
É fundamental que as empresas entendam esses requisitos da implantação do Projeto SPED. E, assim, se preparem para evitar a exposição a riscos e danos à situação fiscal.
Passos para garantir a conformidade com a EFD-Reinf
Para garantir a conformidade com a EFD-Reinf, as empresas devem seguir alguns passos importantes.
O primeiro passo é ter uma contabilidade que possa assessorar no envio das informações.
A Empresarial Assessoria Contábil é um renomado escritório de contabilidade em BH que presta assessoria para implementação e preenchimento da EFD-Reinf.
É importante uma análise detalhada do perfil do cliente para identificar quais informações são necessárias para o cumprimento da EFD-Reinf. Para isso, se deve levar em consideração as particularidades de cada empresa.
O segundo passo fica a cargo da empresa. Ela precisa disponibilizar para o escritório de contabilidade as informações contábeis e fiscais em tempo hábil, para o preenchimento e transmissão da EFD-Reinf.
Para que as empresas consigam disponibilizar as informações dentro do prazo para o cumprimento da obrigação acessórias, é necessário ter um controle financeiro efetivo.
Além disso, ressaltamos a importância de capacitar as equipes responsáveis pelo envio das informações para a contabilidade. Assim como a equipe responsável pela geração e transmissão da EFD-Reinf.
Desafios comuns na implementação da EFD-Reinf
A implementação da EFD-Reinf pode apresentar alguns desafios tanto para as empresas quanto para os escritórios de contabilidade.
Um dos desafios mais comuns é justamente o controle financeiro efetivo a respeito das informações de pagamentos de lucros e dividendos aos sócios, pagamentos de fornecedores, entre outros.
É importante a adequação dos sistemas financeiros internos para gerar as informações de forma correta e tempestiva.
Muitas vezes, as empresas precisam realizar ajustes em seus sistemas de gestão ou até mesmo adquirir novas soluções tecnológicas para atender às exigências da EFD-Reinf.
Outro desafio é a complexidade das informações utilizadas pela EFD-Reinf.
O prazo de envio da EFD-Reinf inicialmente estabelecido pela Receita Federal do Brasil é considerado curto pelos profissionais de contabilidade, visto que se trata de uma massa de informações que eram prestadas de forma anual, ou através da DCTF que tem o prazo de envio no segundo mês subsequente ao fato gerador.
Além disso, é importante destacar que existem instabilidade e lentidão no período que abrange a entrega da EFD-Reinf no ambiente e-Cac da Receita Federal do Brasil (RFB), o que pode acarretar atrasos no cumprimento da obrigação acessória.
No entanto, no dia 10 de outubro de 2023, foi publicada a Instrução Normativa nº 2.163, atendendo ao pleito das entidades contábeis FENACON, CFC e Ibracon, encaminhado por meio de ofício à RFB.
O ofício teve como objetivo tratar das dificuldades que a obrigatoriedade do evento R-4000 EFD-Reinf trará às atividades da classe contábil.
Assim, as principais mudanças incluem:
• Prorrogação do prazo de entrega das importâncias recebidas a título de comissões e corretagens: que passa a ser obrigada somente a partir de 1º de janeiro de 2024;
• Fonte pagadora de serviço sujeito a auto retenção: dispensa de entrega das informações de retenções de máquinas de cartão, fica obrigado somente a própria operadora do cartão;
• Postergação do prazo para informações de lucros e dividendos: quando isentos de retenção de imposto incidente sobre a renda, para o dia 15 do segundo mês subsequente ao trimestre correspondente;
• Vencimento Flexível: alteração da data de entrega da EFD-Reinf para o primeiro dia útil subsequente ao dia 15, quando este coincidir com final de semana ou feriado.
SPED e EFD-Reinf: Benefícios da EFD-Reinf e conformidade com o SPED
Apesar dos desafios, a conformidade com a EFD-Reinf e o SPED traz diversos benefícios para as empresas.
Um dos principais benefícios é a redução da burocracia e do retrabalho, uma vez que a EFD-Reinf substitui diversas obrigações acessórios anteriormente existentes.
Além disso, a conformidade com a EFD-Reinf e o SPED garante maior segurança e transparência nas informações fiscais e sociais prestadas pelas empresas, conforme previsto pelo Projeto SPED.
Assim, contribui para a melhoria do ambiente de negócios e fortalece a relação entre as empresas e o governo.
Dicas da Empresarial para uma implementação bem sucedida do EFD-Reinf
Por fim, a Empresarial Assessoria Contábil destaca algumas dicas importantes para a implementação bem sucedida da EFD-Reinf.
Em primeiro lugar, é fundamental que a sua empresa esteja atualizada sobre as mudanças e atualizações da EFD-Reinf, para garantir que esteja em conformidade com as obrigações mais recentes.
Além disso, as empresas podem contar com a Empresarial Assessoria Contábil para auxiliar na implementação e no preenchimento correto das informações do SPED e da EFD-Reinf.
Conclusão
A conformidade com a EFD-Reinf é essencial para as empresas brasileiras que desejam estar em conformidade com o SPED.
Neste artigo, discutimos o que é a EFD-Reinf, sua importância para a conformidade com o SPED e as últimas mudanças e atualizações dessa obrigação acessória.
Apresentamos os principais desafios na implementação da EFD-Reinf e destacamos os benefícios que a conformidade com a EFD-Reinf e o SPED trazem para as empresas. Além disso, fornecemos dicas da Empresarial Assessoria Contábil e recursos que podem auxiliar sua empresa nesse processo.
Lembramos que a conformidade com a EFD-Reinf e o SPED é uma obrigação legal e que o não cumprimento das obrigações pode resultar em multas.
Portanto, é fundamental que sua empresa esteja atenta às obrigações e siga as melhores práticas para garantir a conformidade com a EFD-Reinf.
